woensdag 1 februari 2012

Leidinggeven op afstand: 8 tips

Thuiswerkers, internationale projectmedewerkers, virtuele teams, satellietkantoren, 24/7 helpdesks ... in veel gevallen zijn medewerkers nog nauwelijks op kantoor aanwezig. De technologie maakt ‘werken op afstand’ steeds eenvoudiger.  Maar de opdracht van de leidinggevende wordt er niet meteen gemakkelijker op. Welke principes liggen aan de basis van succesvol leidinggeven op afstand? 

Steeds meer bedrijven laten ‘werken op afstand’ toe. Logisch, want het fileleed, dat maar werkuren blijft opslokken, is alleen maar toegenomen. Werknemers op afstand goed omkaderen en managen blijkt minder ingeburgerd. Bedrijven reageren soms terughoudend omdat je deze flexibele arbeidsvorm maar beperkt kan vastleggen in algemene regels en procedures. Leidinggevenden vinden het ook vaak lastig om goed om te gaan met het gebrek aan controle op de afstandswerker. Nochtans levert werken op afstand een belangrijke win-win op voor de organisatie en de medewerker, met meer productivi-tijd en flexibiliteit voor beide partijen.

Leidinggeven op afstand wordt een van de meest kritische vaardigheden in de organisatie van morgen. Medewerkers op afstand managen, vraagt om een aangepaste leiderschapsstijl. Meer sturen op vertrouwen en resultaten dan op controle is nodig om het rendement van thuiswerkers of geografisch verspreide teams  te verhogen. Welke principes liggen aan de basis van succesvol leidinggeven op afstand?

1. Heb oog voor het individu

Elke medewerker is anders. Daarom moet je thuiswerk medewerker per medewerker evalueren. Vraag je af of een functie of takenpakket zich tot thuiswerk leent en of het profiel van de medewerker aangepast is. Sommigen hebben bijvoorbeeld veel nood aan sociaal contact en zullen minder goed functioneren in het isolement dat thuiswerken met zich meebrengt.

2. Stuur op resultaat

Of je nu een projectteam op afstand aanstuurt of thuiswerkers, voortdurend controleren of ze aan het werk zijn, is onmogelijk. Dat hoeft geen probleem te zijn als je stuurt op resultaten in plaats van op activiteiten. Spreek af welke (tussen)resultaten je tegen wanneer verwacht. Objectieven bepaal je in onderling overleg. Zo bouw je aan vertrouwen, motivatie en engagement. Want je werk zelf regelen zolang de resultaten maar behaald worden, werkt stimulerend.

3. Maak heldere afspraken

Spreek niet alleen het gewenste resultaat af, maar ook de manier en frequentie van tussentijdse rapportering, opvolging en overleg. Goede afspraken rond bereikbaarheid zijn ook belangrijk. Zo kan je er bijvoorbeeld niet zomaar van uitgaan dat iemand altijd bereikbaar is. Misschien schakelt hij zijn gsm en e-mail wel af en toe uit om goed te kunnen doorwerken? Laat zeker geen ruimte voor misinterpretaties.

4. Bouw aan vertrouwen

Van collega’s die je elke dag ontmoet weet je bijna vanzelf hoe je in vertrouwen kunt samenwerken. Bij thuiswerkers of virtuele teams moet je als leider bewust aan het vertrouwen bouwen.  Vertrouwen betekent niet dat je niets meer moet vastleggen op papier. Integendeel, formele afspraken en uitwisselingen versterken net het gevoel van wederzijds vertrouwen.

5. Maak lichaamstaal expliciet

Lichaamstaal is een heel belangrijk aspect van communicatie. Ze helpt om een boodschap juist over te dragen en te interpreteren. Bij communicatie op afstand valt dit weg, want veel contacten lopen via mail en telefoon. Zo kan je bijvoorbeeld niet zien aan de reactie van je medewerker of hij je feedback begrijpt. Denk dus twee keer na over hoe je iets (schriftelijk of telefonisch) verwoordt en sta stil bij het effect van wat je zegt. Verrijk je communicatie door de juiste accenten en nuances te leggen, want door de afstand kunnen onbegrip en problemen sneller aandikken.

6. Maak afstandswerkers zichtbaar

Een terugkerende moeilijkheid bij werken op afstand is het wegvallen van het onderling contact tussen collega’s. Bel thuiswerkers dus in bij een afdelingsvergadering en houd hen op de hoogte over het reilen en zeilen in het bedrijf. Organiseer een videoconference, informeer via mail of telefoon naar het standpunt van je medewerker, vergeet het verslag van de vergadering niet door te sturen en versterk de binding door informele communicatie aan bod te laten komen in bijvoorbeeld telefoongesprekken.

7. Wees een bruggenbouwer

In internationale teams heb je al snel de reflex om rekening te houden met cultuurverschillen. Maar ook lokaal spelen verschillen in organisatiecultuur, voorkeuren, aanpak en persoonlijkheid een rol. Leiders van afstandswerkers en virtuele teams moeten dan ook bruggenbouwers zijn, sterk in het herkennen van signalen en op basis daarvan bijsturen. Zo laat je in telefonische vergaderingen ook minder mondige deelnemers aan bod en voorkom je dat één individu het gesprek domineert.

8. Gebruik de juiste technologie juist

De moderne technologie en internet hebben thuiswerken vergemakkelijkt, maar het is ook een valkuil. Technologie is niets waard als je er niet doelgericht en correct mee omspringt. Een conflict los je niet op via e-mail, een brainstorming zonder beeld zal niet erg efficiënt zijn en iedereen in kopie zetten van elke mail leidt er al snel toe dat geen enkele mail nog gelezen wordt. Gebruik voor elk doel de meest geschikte technologie op de juiste manier om je resultaten te behalen.

Een positieve houding van werkgever en leidinggevende op vlak van thuiswerk straalt af op je werkgeversimago en versterkt de loyaliteit van je medewerkers.  Leidinggeven op afstand doet ook de leidinggevende groeien. Het is een uitdaging die je leiderschapsvaardigheden op scherp zet.